Każdy pracodawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów Kodeksu Pracy. Wśród jego zapisów znaleźć można te mówiące o ewidencji czasu pracy. Kontrolować należy nie tylko dzienny czas pracy, ale również to, ile godzin na pracę poświęca pracownik w ciągu miesiąca. Nie można przy tym zapominać o rozliczaniu delegacji, szkoleń i urlopach. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w wersji elektronicznej bądź papierowej. Które rozwiązanie jest lepsze?
Papierowa ewidencja czasu pracy – tradycja odchodząca do lamusa
Do tej pory większość pracodawców stawiała na papierową ewidencję czasu pracy pracowników. Zdaje się jednak, że rozwiązanie to odchodzi powoli do lamusa. Trzeba pamiętać, że tradycyjna ewidencja czasu pracy to przede wszystkim konieczność gromadzenia dużych ilości dokumentów, które muszą być przez określony czas przechowywane. Dla wielu firm – zwłaszcza tych naprawdę małych, które nie dysponują dużymi archiwami – jest to niemały problem.
Dokumenty w formie papierowej mają to do siebie, że łatwo je zgubić lub stracić, np. w wyniku pożaru czy zalania pomieszczeń. Natomiast wraz z upływem lat tusz blednie, co sprawia, że ich odczytanie staje się zdecydowanie trudniejsze.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Z kolei elektroniczna ewidencja czasu pracy to rozwiązanie, które zyskuje coraz więcej zwolenników. Przede wszystkim nie wymaga tworzenia żadnych dokumentów w formie papierowej – wszystko ma bardzo wygodną postać elektroniczną, która nie potrzebuje wielkich archiwów, aby mogła zostać bezpiecznie przechowywana.
Ewidencja czasu pracy elektroniczna prowadzona jest w bardzo prosty sposób. Wszystko odbywa się bowiem z pomocą specjalnie do tego celu stworzonego programu, który bez trudu obsłużą nawet osoby mające dość skąpą wiedzę na temat komputerów.
Program czuwa nad tym, aby czas pracy poszczególnych osób zgadzał się z normą dobową, tygodniową, miesięczną. Dzięki temu pracodawca nie musi obawiać się, że osoba odpowiedzialna w firmie za opracowanie harmonogramu pracy popełni rażące błędy.
System ewidencji czasu pracy
Skąd wziąć program do prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy? Najłatwiej jest kupić taki system od profesjonalnej firmy. Oczywiście można również zamówić stworzenie systemu dla danego przedsiębiorstwa, ale jest to rozwiązanie dużo droższe.
Dostępne na rynku programy dostosowane są do wielkości firmy – umożliwiają prowadzenie szczegółowej ewidencji zarówno w dużych, jak i mniejszych zakładach pracy. Kontrolują, czy nie ma błędów, a w razie ich wykrycia – sygnalizują to odpowiednim komunikatem.
Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Bez wątpienia warto ułatwić sobie jego wykonanie, decydując się na jej wersję elektroniczną. Z pomocą odpowiedniego programu można szybko i bez problemów kontrolować czas pracy osób zatrudnionych w firmie, a w razie konieczności także ich uprawnienia dostępu do poszczególnych pomieszczeń. Nie ma wątpliwości, że jest to rozwiązanie lepsze niż ewidencjonowanie czasu pracy w tradycyjny sposób. Świadomych jest tego coraz więcej przedsiębiorców – elektroniczna ewidencja czasu pracy cieszy się coraz większą popularnością.
Źródło: Generix – dostawca programów do ewidencji czasu pracy.
