Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z ogromem obowiązków. Jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy jest zadbanie o właściwe przechowywanie dokumentów wytworzonych w trakcie działalności firmy. Ważny jest nie tylko sposób przechowywania dokumentów, ale również czas.
Jak powinny być przechowywane dokumenty firmowe?
Bardo ważne są warunki w jakich przechowywane będą firmowe dokumenty. Dokumenty muszą być przechowywane w wersji oryginalnej. Mogą być przechowywane samodzielnie, na terenie firmy bądź też przedsiębiorca może skorzystać z usług firmy zajmującej się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów.
Decydując się na samodzielną archiwizację dokumentacji musisz pamiętać, by dokumentację uporządkować chronologicznie – pomoże to w momencie odszukiwania potrzebnych dokumentów. Ponadto, musisz zadbać o właściwe opisanie kartonów, w których będą przechowywane dokumenty. Właściwy opis pozwala również na zachowanie porządku. Najważniejsze jednak są warunki w jakich będą przechowywane dokumenty. Powinny zostać zapakowane w specjalne kartony archiwizacyjne, które zabezpieczą dokumenty przed zniszczeniem. Wbrew pozorom warunki atmosferyczne takie jak słońce czy wilgoć mają negatywny wpływ na papierowe wersje dokumentów.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?
Wszystko oczywiście zależy od rodzaju dokumentów. Najdłużej przechowywane są dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników, a więc wszelkie akta osobowe pracowników. Dokumentacja osobowa powinna być przechowywana przez okres 50 lat od momentu zakończenia pracy u danego pracodawcy bądź w przypadku dokumentacji płacowej od momentu jej wytworzenia. Dokumenty podatkowe powinny być natomiast przechowywane przez okres 5 lat, licząc od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Nieprawidłowy sposób przechowywania dokumentów firmowych może zakończyć się konsekwencjami karnoskarbowymi. Warto, więc już na samym początku prowadzenia działalności gospodarczej pomyśleć o tym co stanie się z wytworzoną dokumentacją. Bardzo ważne jest bieżące archiwizowanie dokumentacji, gdyż archiwizowanie dokumentacji z kilku lat może być trudne, wręcz niemożliwe do wykonania.
