Biuro rachunkowe ma za zadanie odciążyć właściciela firmy, aby ten mógł zająć się prowadzeniem biznesu. Co jednak, jeśli nagle okazuje się, że biuro prowadzi nasze finanse nierzetelnie, popełnia błędy, czy po prostu okazuje się zbyt drogie? Jest to najlepszy moment, żeby znaleźć kogoś, kto lepiej zajmie się naszą księgowością.
Dlaczego warto zmienić biuro rachunkowe?
Mimo tego, iż biuro rachunkowe zajmuje się naszymi finansami, to jednak właściciel firmy wciąż bierze za nie odpowiedzialność podczas kontroli skarbowej. Co prawda, to biuro sporządza wszystkie deklaracje, składa je oraz reprezentuje swojego klienta w urzędzie skarbowym, to wciąż my jako przedsiębiorcy narażamy się na straty, jeśli został popełniony jakiś błąd. Dlatego też, jeżeli podejrzewamy biuro rachunkowe o jakieś nieścisłości, należy się zastanowić nad jak najszybszym znalezieniu kogoś, kto poprowadzi naszą księgowość lepiej.
Co nam grozi, jeśli biuro rachunkowe okaże się nieuczciwe?
Jeśli okaże się, że nasze podejrzenia co do biura rachunkowego i jego nierzetelnej obsługi okażą się słuszne, wtedy możemy zostać pociągnięci do odpowiedzialności karnej za nieprawidłowości podatkowe. Jednakże, w takim wypadku możemy ubiegać się o odszkodowanie od biura rachunkowego.
No dobrze, ale jaki moment jest najlepszy na zmianę biura rachunkowego?
Biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie, jednakże należy pamiętać o kilku rzeczach. Bez znaczenia jest, czy zmieniamy biuro na początku czy w środku roku podatkowego, jednak trzeba to zrobić już po rozliczeniu i opłaceniu wyliczonych podatków. Trzeba też wziąć pod uwagę okres wypowiedzenia, który najczęściej trwa od jednego do trzech miesięcy.
Warto też pamiętać o tym, iż biuro rachunkowe musi zaznajomić się z obecną sytuacją finansową firmy, a jak powszechnie wiadomo, im większa firma, tym dłużej to będzie trwać.
Pamiętajmy też o tym, że przedsiębiorca zobligowany jest do informowania urzędu o tym, gdzie przechowywana jest dokumentacja i w jaki sposób prowadzona jest księgowość, dlatego kiedy zdecydujemy się na zmianę, zgłośmy to w odpowiednim momencie.
A jaką dokumentację należy przekazać do nowego biura rachunkowego?
Tuż przed ostatecznym zakończeniem współpracy z biurem rachunkowym należy odebrać od księgowego dokumenty sporządzone podczas współpracy, jak również oryginały tych, które sami przez ten czas dostarczaliśmy.
Zaliczają się do nich między innymi:
- wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe,
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- umowy,
- rachunki,
- potwierdzenia zapłaty,
Co powinniśmy brać pod uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego?
Przed dokonaniem wyboru najlepiej zrobić odpowiedni research, aby mieć ogólny wgląd na wszystkie możliwości biur rachunkowych. Sprawdźmy najpierw, kogo polecają inni właściciele firm, kto jakie opinie mają różne biura i jak długo są na rynku. W końcu, jak powszechnie wiadomo, im dłużej ktoś utrzymuje się na rynku i im więcej ma klientów, tym bardziej jesteśmy skłonni mu zaufać i powierzyć pieniądze.
Zwróćmy też uwagę na to, że biuro rachunkowe powinno posiadać odpowiednie certyfikaty oraz mieć wykupioną polisę OC. Nie zapominajmy również o takich bardziej przyziemnych sprawach, takich jak godziny, w jakich możemy się kontaktować z biurem, w jaki sposób jesteśmy powiadamiani o wysokości podatków, w jakie dni mamy dostarczać dokumenty, a nawet to, czy udostępniane są nam narzędzia, do wystawiania faktur.
