Organizacja udanej konferencji to duży wysiłek, warto jednak go podjąć. Najważniejsza jest logistyka, skuteczne planowanie i wybór właściwych podwykonawców. Wtedy przedsięwzięcie ma szansę się powieść.
Zaplanuj miejsce i datę spotkania, sprawdzając dostępność obiektów konferencyjnych w danym mieście. Możemy albo pozostać przy miejscu już wybieranym na podobne spotkania lub zaproponować nowe. Miejmy na uwadze, czy jest możliwość podzielenia sali do pracy w grupach lub, czy w obiekcie znajdują się mniejsze sale. A między innym znaleźć sale na konferencje można klikając na http://www.warszawa.salekonferencyjne.pl/ . Obowiązkowy jest też dostęp do Wi-Fi oraz odpowiedni sprzęt konferencyjny jak projektory, nagłośnienie czy laptopy. Warto również dowiedzieć się, czy do obsługi naszego przedsięwzięcia zostanie wyznaczony osobny pracownik.
Ustal program spotkania i formę zaproszeń
Należy ustalić sposób ich rozsyłania, ilość prelegentów i odpowiednie materiały (ulotki, teczki). Pamiętajmy, że czasem może zaistnieć potrzeba zatrudnienia moderatora, zadbania o tłumaczy, hostessy, wystąpienia z zewnątrz (np. znanych osób, autorytetów branży) czy atrakcje w czasie wolnym.
Podstawową kwestią jest budżet, od niego zaczynamy. Zawsze doliczamy do wycen podwykonawców 10% na nieprzewidziane wydatki. Można ustalić, że część kosztów uczestnicy ponoszą samodzielnie, np. napoje podczas przerw czy korzystanie z hotelowych usług dodatkowych. Pamiętajmy o recepcji, która powinna radzić sobie z pytaniami uczestników, nie tylko rozdawaniem identyfikatorów.
Przerwy na konferencji
Podczas spotkania powinny mieć miejsce przerwy, które służą nie tylko “złapaniu oddechu” ale też integracji uczestników. Należy zadbać o mały poczęstunek podczas ich trwania, mając na uwadze indywidualne preferencje gości, np. wegetarianizm czy weganizm. Zróżnicowanie menu wpływa także na ogólny odbiór wydarzenia. Dobrym pomysłem jest też organizacja na przykład mini wystawy urozmaicającej przerwy.
Po zakończeniu konferencji poświęćmy czas na jej ocenę, ze szczegółową analizą wykorzystania budżetu czy jakości usług podwykonawców. Należy także wysłać podziękowania uczestnikom konferencji i ewentualne materiały konferencyjne. Można przeprowadzić ankietę oceniającą czy wydarzenie należy zaliczyć do udanych, czy też musimy coś w przyszłości zmienić w organizacji.
