Przedsiębiorcy otwierający swoje jednoosobowe firmy szukają wszelkich sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy – zwłaszcza, gdy dopiero startują ze swoim biznesem. Okazuje się, że istnieje rozwiązanie, które pozwala zmniejszyć wydatki związane z posiadaniem biura, a przy tym daje dostęp do adresu w prestiżowym miejscu, obsługi przychodzącej poczty oraz miejsca do spotkań z klientami. Tym rozwiązaniem jest wirtualne biuro.
Wirtualne biuro – jak to działa i jakie są korzyści?
Do prowadzenia własnej firmy niezbędny jest nam adres jej siedziby. Jednak początkujący przedsiębiorcy często nie mogą sobie pozwolić na wynajem przestronnej powierzchni. Do tego rejestracja własnej firmy pod domowym adresem nie wygląda profesjonalnie. Kolejnym powodem, dla którego warto zainteresować się usługą wirtualnego biura, są zmieniające się przepisy odnośnie prowadzenia firmy we własnym domu. Zgodnie z ostatnimi ustaleniami skarbówka będzie wymagała wyodrębnienia przynajmniej jednego pomieszczenia w danym lokum, które ma posłużyć jedynie w celach związanych z prowadzeniem firmy. Tymczasem przedsiębiorcy, którzy wykonują swoją pracę w sposób niestacjonarny, mogą skorzystać z biura wirtualnego. Paradoksalnie jest to korzystna opcja dla tych, którzy w prowadzeniu swej działalności tak naprawdę nie potrzebują biura. Freelancerzy, taksówkarze, szkoleniowcy, informatycy, osoby pracujące w terenie oraz przedstawiciele wielu innych zawodów – wszyscy oni z pewnością skorzystają na biurze w wirtualnej formie. Decydując się na biuro wirtualne nie musimy ponosić wydatków związanych z wynajmem, ale również wyposażeniem biura stacjonarnego. Do tego możemy w całości wliczyć koszty związane z wynajmem biura w nasze przychody.
Do czego mamy dostęp?
E-biuro polega tak naprawdę na wynajęciu adresu siedziby, jaka znajduje się w atrakcyjnych częściach miasta, gdzie zatrudnieni zostają pracownicy biurowi, którzy działają na rzecz firm korzystających z wirtualnego biura. Dzięki temu przestrzegane są zapisy prawne wymagające tego, by czynności organizacyjne oraz księgowe zostały wykonywane w siedzibie firmy. W siedzibie obsługiwana jest poczta danej firmy oraz przyjmowani są jej interesanci. Na życzenie klienta możliwym jest stworzeniem specjalnej linii telefonicznej. W takiej siedzibie można nawet pracować – najczęściej odbywa się to na zasadzie co-workingu – dla klienta udostępniane jest biurko. Na wypadek, gdyby dana firma miała spotkanie z ważnym klientem lub współpartnerem w biznesie, istnieje możliwość skorzystania ze specjalnej sali konferencyjnej. Cena jej wynajmu jest rozliczana w systemie godzinowym.
Porządek, ład oraz profesjonalne usługi
Prowadzenie firmy we własnym domu wymaga dość sporej ilości przestrzeni. Oprócz wspomnianego wcześniej osobnego pokoju do prowadzenia własnej działalności, musimy również sami dbać o porządkowanie dokumentów, prowadzenie poczty oraz kontaktowanie się z klientami. Przez to przedsiębiorca może nie mieć czasu na to, by skupić się na najważniejszym – prowadzeniu własnego biznesu. Tymczasem wirtualne biuro oferuje obsługę ze strony profesjonalnej kadry biurowej. W ramach dodatkowych funkcji możemy zatrudnić księgowego, który zadba o nasze dokumenty i rozliczenia skarbowe. Telefony oraz e-mail są obsługiwane przez pracowników, a skany ich działań trafiają na naszą pocztę. Wszystkie dokumenty są odpowiednio uporządkowane, z kolei my mamy pewność, że nasza działalność jest od strony prawnej regulowana przez specjalistów. Co równie korzystne – nie jesteśmy dłużej narażeni na kontrole podatkowe w naszym domu.
