Oprogramowanie wykorzystywane w firmie powinno wspierać procesy biznesowe. Wdrożenie systemu informatycznego służy przede wszystkim przyspieszeniu i ułatwieniu pracy, usprawnieniu komunikacji i obsługi klientów. Dlatego system powinien być dopasowany to struktury organizacyjnej firmy, oferty produktowej oraz modelu biznesowego.
Przyjęcie takiego założenia prowadzi do wniosków, że najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie oprogramowania dedykowanego, odpowiadającego nie tylko bieżącym potrzebom, ale również planom rozwojowym.
Jednak wiele firm decyduje się na korzystanie z tak zwanych systemów „pudełkowych”, czyli oprogramowania, które nie zapewnia takich możliwości jak systemy dedykowane. Dlaczego tak się dzieje? Czy korzystanie z rozwiązań „pudełkowych” jest dobrym wyborem? Czy jednak warto zdecydować się na budowę dedykowanego systemu informatycznego?
Standard kontra specyficzne wymagania
Większość systemów „pudełkowych” jest tworzona w oparciu o zapotrzebowanie rynkowe. Ich twórcy skupiają się na dwóch obszarach. Po pierwsze starają się, aby ich oprogramowanie wspierało najczęściej występujące procesy biznesowe. Rozwiązania „pudełkowe” tworzone są dla jak największej liczby klientów. I z założenia mają zaspokajać większości potrzeb firm, które nie potrzebują indywidualnych i unikalnych funkcjonalności.
W przypadku firm, których działalność oparta jest na unikalności procesów, system „pudełkowy” nie będzie dobrym wyborem. Rzadko spotykane lub innowacyjne modele komunikacji z klientami, sprzedaży czy obsługi posprzedażowej nie będą wspierane przez systemy przeznaczone na rynek masowy. Identyczne ograniczenia będą dotyczyły także unikatowych procesów zachodzących wewnątrz organizacji.
Wniosek: Firmy chcące uzyskiwać przewagę rynkową stawiając na unikalność rozwiązań powinny zainteresować się systemami dedykowanymi. Natomiast organizacje chcące konkurować w inny sposób uzyskają odpowiedni poziom wsparcia używając gotowych rozwiązań.
Łatwość wdrożenia i możliwość rozbudowy
Zakup systemu „pudełkowego” jest na pewno szybszy i łatwiejszy. Najtrudniejszym elementem jest analiza dostępnych rozwiązań i dokonanie wyboru. W przypadku systemu dedykowanego niezbędne jest przekazanie dostawcy wszystkich wymagań i poświęcenie czasu na wspólne wypracowanie najlepszych rozwiązań. Następnym etapem jest oczekiwanie na „wyprodukowanie” oprogramowania. Dlatego, patrząc tylko z tej perspektywy, lepszym wyborem jest wdrożenie gotowego produktu.
Jeżeli podstawą oceny będzie łatwość wdrożenia nowego systemu w organizacji, to zdecydowaną przewagę uzyska oprogramowanie dedykowane, które przeważnie wspiera procesy dobrze znane pracownikom i nie wymaga zdobywania nowych kompetencji. Dodatkowo oprogramowanie dedykowane łatwiej jest zintegrować z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, co zdecydowanie ułatwia pracę użytkowników końcowych.
Oprogramowanie dedykowane ma jeszcze jedną dużą zaletę – można je rozwijać. Rozwój firmy, zmiany w otoczeniu konkurencyjnym lub oczekiwaniach klientów, powodują konieczność wprowadzania zmian sposobie prowadzenia działalności. To z kolei pociąga za sobą konieczność modyfikowania oprogramowania. Faktem jest, że systemy „pudełkowe” są rozwijane i uzupełniane o nowe funkcjonalności. Lecz rozwój ten zazwyczaj oparty jest na reagowaniu na zmiany rynkowe i nie zakłada działania w sposób proaktywny. W przypadku korzystania z oprogramowania dedykowanego przedsiębiorcy mają możliwość skoordynowania zmian w procesach ze zmianami we wspierających je systemach informatycznych. W związku z tym kreatywność biznesowa nie jest ograniczana przez wykorzystywane narzędzia.
Wniosek: Oprogramowanie „pudełkowe” jest tańsze i zapewnia możliwość błyskawicznego wdrożenia. Natomiast oprogramowanie dedykowane pozwala na osiąganie zdecydowanie większych korzyści kosztowych w innych obszarach funkcjonowania firmy i nie ogranicza jej przyszłego rozwoju.
