Dokumentacja w firmie musi być należycie traktowana i przechowywana. Jeszcze przed wejściem w życie Rozporządzenia RODO w naszym kraju obowiązywały przepisy dokładnie określające proces archiwizacji oraz opisywania dokumentów. Co trzeba wiedzieć na temat przechowywania dokumentacji w przedsiębiorstwach?
Dokumentacja powinna być należycie przechowywana i archiwizowana. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych zmieniło i zaostrzyło przepisy dotyczące archiwizacji, przechowywania i opisywania dokumentów w przedsiębiorstwie. Istotne zmiany dotyczą m.in. rejestracji danych, legalności kamer w firmach, a nawet obchodzenia urodzin za zgodą współpracownika.
RODO – o co chodzi?
RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych to nowe prawo unijne. Przepisy weszły w życie w dniu 25 maja 2018 roku. RODO redefiniuje zasady wykorzystania, przetwarzania oraz przechowywania danych osobowych w urzędach i przedsiębiorstwach. Rozporządzenie dotyczy wszystkich firm bez względu na to, jaki jest to rodzaj działalności: czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka cywilna, oraz ile osób jest zatrudnionych.
Co to są wrażliwe dane osobowe i co się może z nimi stać?
Szczególne kategorie danych osobowych to te, które prezentują nasze specyficzne i prywatne informacje. Nie dzielimy się nimi z nieznanymi nam ludźmi. Wśród nich są przekonania religijne, pochodzenie rasowe i etniczne, światopoglądy, poglądy polityczne, stan zdrowia, przynależność do partii i związków zawodowych, dane biometryczne czy na temat orientacji seksualnej. RODO zabrania przetwarzania tych danych.
Jeżeli jednak osoba wyraża zgodę na to, wówczas można przetwarzać te dane. Nie mogą być jednak one przekazane dalej bez wyraźnej zgody tych osób. Informacje muszą być przetworzone w przypadku przekazania ich wymiarowi sprawiedliwości, instytucji zajmujących się profilaktyką zdrowia i ochroną interesu publicznego. Mogą być one wykorzystywane również do badań historycznych, naukowych oraz statystycznych.
Przy dużych ilościach danych ważne jest powołanie Inspektora Ochrony Danych oraz umieszczenie ich w rejestrze czynności. To powoduje, że wrażliwe dane zasługują na dodatkowy charakter. Dlatego tak ważne jest restrykcyjne przestrzeganie przepisów prawa.
Zmiany po wejściu RODO
Zmiany dotyczące ochrony danych osobowych nakładają wiele obowiązków na pracodawców. Mogą mieć one wpływ również na nasze codzienne funkcjonowanie w firmie. W momencie rekrutacji pracownik określa ilość i rodzaj danych, które przekazuje do firmy i tylko te dane mogą zostać wykorzystane za jego zgodą. RODO gwarantuje sprawdzenie pracownika również na portalach społecznościowych, ale tylko gdy pracownik na to pozwoli.
A co zrobić z dokumentacją, która nie jest już aktualna? Oczywiście trzeba je usunąć, co z prawnego punktu widzenia oznacza ich zniszczenie lub modyfikację w taki sposób, by nie było możliwości odtworzenia ich treści. W celu neutralizacji zdezaktualizowanych dokumentów wykorzystywane są biurowe niszczarki dokumentów.
RODO zmienia również podejście co do legalności kamer w firmach. Mogą być one umieszczone tylko za zgodą pracownika i dla jego ochrony. W przypadku, gdy mają służyć kontroli są one zabronione. Nie mogą być umieszczane w szatniach, łazienkach czy pokojach bez konkretnego uzasadnienia mającego na celu dbałość o bezpieczeństwo w pracy.
Artykuł został przygotowany przez sklep inetrnetowy Solo Kolos oferujący artykuły i urządzenia biurowe.
